Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Liikkuva teatteri Kepsutti ry (myöhempänä ”Yhdistys”)
Osoite: Sompatie 9 A 6,70200 Kuopio
Puhelin: 040-7093154
Sähköposti: liikkuvateatterikepsutti@gmail.com
Yhteyshenkilö: Miira Pitkänen
Varayhteyshenkilö: Ville Kumpulainen

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten, sen entisten jäsenten ja kannatusjäsenten henkilötietoja (myöhempänä ”Rekisteröity”). Verkkosivuvierailijoista (myöhemmin ”Vierailija”) ja verkkosivuvierailuista pidetään omaa rekisteriään.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä jäsenmaksulaskutus, jäsen- ja treeniosallistujamäärien koostaminen vuosikertomukseen ja hakemuksiin, markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (myöhempänä ”Järjestelmä”). Järjestelmä koostuu kahdesta osajärjestelmästä:

• Avoine Oy:n tarjoama henkilötietojärjestelmä (yhdistysavain.fi)
  • Rekisteröityjen henkilötiedot
• yhteys- ja varayhteyshenkilöiden lukitussa tilassa säilytettävät salasanasuojatut tietokoneet, joiden yhteys Internetiin on sillattu
  • säännöllinen varmuuskopio Rekisteröityjen henkilötiedoista
  • tilapäiset Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelykopiot, jotka poistetaan välittömästi käytön jälkeen (esimerkiksi jäsenmaksujen laatiminen)
  • erillinen lista Rekisteröityjen treenikäynneistä, joka on yhdistetty Rekisteröityjen nimiin

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lakiperusteiseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Vierailijoista koostettavien tietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekistereiden keskeisenä käyttötarkoituksena on tiedonsaannin kehittäminen ja yhteystietonsa tiettyä käyttötarkoitusta varten antaneiden Vierailijoiden tavoittaminen. Tietoja kootaan ja säilytetään vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä ilmoitetun käyttötarkoituksen kannalta. Vierailijalla on oikeus saada pyynnöstä kirjallisena ne hänestä kerätyt tiedot, jotka voidaan tunnistettavasti lukion toimesta liittää häneen, sekä pyytää näiden poistamista. Pyynnön yhteydessä on tietoturvasyistä todistettava henkilöllisyytensä tietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Kerätyistä tiedoista sekä niiden pohjalta koostetuista tiedoista voidaan tehdä lyhytaikaisia sähköisiä kopioita tai paperikopioita käsittelyä varten. Kopiot hävitetään käsittelyn jälkeen, jollei niiden pysyvämpi arkistointi ole erityisestä syystä perusteltua.

Sivustolla käytetään kolmannen osapuolen tarjoamia lisäosia, joilla on pääsy sivuvierailulla syntyviin tunniste- ja metatietoihin. Tietoja on mahdollista yhdistää muihin sivuvierailuihin liittyviin tietoihin. Tällaisia tietoja ovat tyypillisesti:

• Vierailuaika
• Vierailijan IP-osoite ja verkkoselain
• Aiemmat sivulataukset

Oheinen lista on esimerkki kolmannen osapuolen palveluntarjoajan saatavilla olevista tiedoista. Yhdistys ei vastaa kolmannen osapuolen keräämien tietojen käsittelystä tai lisäosan ilman Rekisterinpitäjän hyväksyntää muuttuneista käytännöistä. Hyväksymällä evästeet hyväksyt myös näiden kolmansien osapuolien tietosuojaselosteen ja -käytännöt:

• Google Site Kit (linkki)

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn kotipaikka;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn puhelinnumero;
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot

Lisäksi erilliseen rekisteriin kirjataan Rekisteröidyn osallistuminen Yhdistyksen harjoituksiin. Tiedoista koostetaan lukumääräiset tiedot osallistujista vuosikertomukseen ja hakemuksiin eikä tietoja itsessään luovuteta kolmansille osapuolille. Tähän rekisteriin kirjataan seuraavat tiedot:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Päivät, jolloin Rekisteröity on osallistunut Yhdistyksen harjoituksiin

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään. Vierailijoista kerätään tietoa automaattisesti sivulatauksella. Lisäksi Vierailijan on mahdollista syöttää henkilökohtaisia tietojaan verkkosivuston lomakkeille.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Verkkosivuvierailut ja verkkosivuilla syötetyt tiedot tallentuvat salasanasuojatulle palvelimelle, mahdollisesti kolmannen osapuolen palveluihin (Google Site Kit) sekä lomakevastausten osalta salasanasuojattuun sähköpostiin.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman Rekisteröidyn erillistä lupaa tai lakisääteistä viranomaispäätöstä.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Verkkosivuvierailujen säilytyksessä sovelletaan kolmansien osapuolten käytänteitä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). 

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; 
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Miira Pitkäselle osoitteeseen liikkuvateatterikepsutti@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Liikkuva teatteri Kepsutti ry
Miira Pitkänen
Sompatie 9 A 6
70200 Kuopio

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.3.2021.

Päiväys	Muokkaaja	Kuvaus
14.3.2021	Ville Kumpulainen	Ensimmäinen tietosuojaselosteen julkinen versio.
15.10.2022	Ville Kumpulainen	Päivitetty verkkosivuvierailuja koskevaa tilastointia ajan tasalle kotisivujen siirryttyä Yhdistysavaimelta toiselle palveluntarjoajalle.